maandag 30 november 2015

Report Builder: Filtering Records With An Empty (NULL) Field

A short while ago, I got the request to filter on a field which contained, beside regular values, also NULL values. They wanted to be able to filter on NULL values as well as regular values. Choosing multiple values should be an option as well.

The direct functionality of Report Builder did not offer me a solution. SQL was needed.

My example is based on the Northwind database of SQL Server.

I created two datasets. dsRegion provides the data for the parameter parRegion. The SQL looks like this:

SELECT region FROM customers
UNION
SELECT ' Empty' 
ORDER BY region

Before ' Empty' I have put a space to get it at the top when sorted.

The parameter looks like this:


Allow multiple values is checked. Available Values is just the region in the Value field.

The SQL for the second dataset, dsCustomer, looks like this:

SELECT *
FROM
  Customers
WHERE ISNULL(region,' Empty')  IN (@parRegion)

Mind the space before Empty.

Now, the solution is there. It is possible to filter the records with no Region code as well as one or more regions.









donderdag 26 november 2015

Excel: performance of hoe optimaliseer ik grote spreadsheets III

Onderzoek bij een groot bedrijf: Excel binnen netwerk

Na een onderzoek bij een groot bedrijf in Zwolle naar performance problemen bij het gebruik van Excel, is me eens te meer duidelijk geworden dat we onderscheid moeten maken tussen de performance van losse spreadsheets en de performance van Excel in een netwerkomgeving met veel gebruikers.

In dit geval is er sprake van een Citrix omgeving. Probleem hier is dat diverse servers regelmatig onderuitgehaald worden het gebruik van Excel. De oorzaken waren niet duidelijk.

Bevindingen

Na onderzoek blijkt Excel door een beperkt aantal mensen met enige regelmaat gebruikt te worden voor het analyseren van zeer grote hoeveelheden data (tot wel een miljoen regels). Gevolg: zeer grote bestanden met flinke aantallen berekeningen. Zowel laad- als opslagtijd lopen dan flink op. Ook het herberekenen van formules leidt tot een forse piekbelasting. Binnen de Citrix omgeving ondervinden andere gebruikers hier flink last van.

Aanbevelingen

Excel is in de eerste plaats een instrument voor ad hoc toepassingen: kleinere rekenmodellen met grafieken en overzichten maar met beperkte hoeveelheden data. Hoewel het pakket zich er wel voor lijkt te lenen, is het binnen een netwerk-omgeving niet geschikt voor data-analyse met grote hoeveelheden opgeslagen data.

Concrete mogelijkheden

  • Het gebruik van de standaard add-in Power Pivot zou het gebruik van externe (lees o.a. CSV) aanmerkelijk versnellen en de gebruikte Excel bestanden ook veel kleiner kunnen houden.
  • Er kunnen in Excel ook koppelingen gelegd worden via Analysis Services (SSAS); ook dat houdt de bestandsgrootte beperkt.
  • Bij gebruik van grote hoeveelheden data met veel bewerkingen is het raadzamer over te schakelen op Access
  • Automatisch herberekenen uitzetten, al kan dit tot misverstanden leiden. Normaal gesproken is dit bij kleinere modellen ook niet nodig.
  • Foutcontrole op achtergrond uitzetten leidt bij grotere bestanden tot een geringere belasting.












Access: koppelen aan tabellen uit de SQL Server

Access kan zijn gegevens ook aan een externe database ontlenen. Hier gaan we bekijken hoe we Access kunnen koppelen aan de SQL Server.

Allereerst hebben we een ODBC koppeling naar de juiste database in SQL Server gemaakt.

Vervolgens kiezen we in Access de tab EXTERNE GEGEVENS.
Dan kiezen we ODBC-database.

We krijgen:



We klikken de onderste optie aan.
We klikken op OK.

We krijgen:



We kiezen Computergegevensbron.
We kiezen daar de juiste Data Source Name.
Hier kiezen we in ons geval Noordenwind.

We krijgen dan:



We kiezen daar de bovenste acht tabellen.
We klikken dan op OK.

Het volgende dialoogvenster verschijnt dan:



Het is van belang dat we hier een uniek record-id kiezen. Doen we dit niet, dan zijn de tabellen niet bij te werken in Access!

Kies voor elke tabel een unieke sleutel en klik op OK.

Als we dit proces volttoid hebben, verschijnen alle gekoppelde tabellen in Access.



Desgewenst kunnen we de namen van de tabellen nog aanpassen door bijvoorbeeld dbo_ weg te halen. Dit heeft verder geen invloed op de koppeling.

We kunnen de koppeling desgewenst bijwerken door op de tab EXTERNE GEGEVENS te klikken op Koppelingsbeheer.



We klikken daar de juiste bestanden.
We klikken op OK.

De koppelingen zijn dan vernieuwd.



We sluiten ten slotte het vorige scherm.