zaterdag 19 december 2015

Excel: Tijdlijn, nieuw voor draaitabellen en draaigrafieken vanaf versie 2013

In Excel 2013 is voor draaitabellen en draaigrafieken een nieuwigheid toegevoegd. De tijdlijn. Buitengewoon handig en zeer visueel.

Ik heb een voorbeeld gemaakt met de tabellen Klanten, Orders en Order details uit de database Noordenwind. In Excel 2013 kun je deze tabellen nu ook aan elkaar koppelen via Relaties, ook een leuke nieuwe functie in deze versie.

Van deze drie tabellen heb ik een draaitabel en een draaigrafiek gemaakt van de omzet per jaar per bedrijf.


Aan deze draaitabel en draaigrafiek ga ik nu een tijdlijn toevoegen.
  • Klik in de draaitabel of op de draaigrafiek.
  • Klik op Analyseren => Tijdlijn.
Er verschijnt dan een dialoogvenster:


De functie stelt automatisch vast in welke kolommen datums staan en biedt deze als keuzemogelijkheid aan.
  • Vink Orderdatum aan.
Een tijdlijn wordt dan toegevoegd, door mij hier wat groter gemaakt:


Op deze tijdlijn kunnen we dan een maand of een aaneengesloten periode kiezen (met de SHIFT toets). Draaitabel en draaigrafiek passen zich dan uiteraard automatisch aan:


Via de knop linksboven kunnen we naast MAANDEN ook nog kiezen voor JAREN, KWARTALEN en DAGEN.


En uiteraard zijn er ook meerdere Tijdlijnen mogelijk:



Bijbehorende bestand ExcelDraaitabel.xlsx is te downloaden via:

vrijdag 18 december 2015

Excel: mail versturen via outlook met VBA zonder onderbreking

Ik liep van de week tegen een probleem aan met het versturen van e-mail vanuit Excel met VBA via Outlook. Outlook wil dan voor het verzenden van elk mailtje expliciet toestemming hebben. Bijzonder lastig als je een hele serie e-mail wil versturen.

Op internet vind je dan wel oplossingen die je niet veel verder helpen. Normaal gesproken gebruik je een dergelijk script met het Send commando voor de werkelijke versturing:

With OutMail
   .To = email
   .CC = emailcc
   .BCC = emailbcc
   .Subject = "Subject"
   .HTMLBody = "Tekst"
   .Send
End With

Heel veel voorbeelden van scripts zijn te vinden bij Ron de Bruin: http://www.rondebruin.nl/win/s1/outlook/mail.htm

Het is het Send commando evenwel dat toestemming vereist van Outlook. Een alternatief is dan het Display commando in combinatie met Sendkeys:

With OutMail
   .To = email
   .CC = emailcc
   .BCC = emailbcc
   .Subject = "Subject"
   .HTMLBody = "Tekst"
   .Display
        Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:02"))
        Application.SendKeys "%z"
End With

De gebruikte letter hier verwijst naar Verzenden. Voor de Engelse versie moeten we hier een s gebruiken.

Ook dit werkt helaas niet vlekkeloos. Voor een vlekkeloze oplossing zullen we Outlook moeten aanpassen.

Via het vertrouwenscentrum kunnen we in Outlook naar Toegang op programmeerniveau:


Normaal zijn de opties hier uitgegrijsd. Dit kun je op twee manieren wijzigen: via de registry of door Outlook te openen als administrator. Dit laatste kan door met de rechter muisknop te klikken op het starticoon en te kiezen voor Als administrator uitvoeren. Als je vervolgens Outlook opnieuw opent, ben je in staat in Toegang op programmeerniveau de onderste optie aan te vinken. Het is wel van belang om dan goede antivirus software te hebben.

Uitgebreide instructies voor het aanpassen van de registry vinden we via http://www.slipstick.com/developer/change-programmatic-access-options/

Uiteraard kan dit ook gebruikt worden om vanuit andere software als SalesForce bulkmail via Outlook te versturen.

donderdag 3 december 2015

Access: lint aanpassen met XML en VBA

Aanpak

Maak een nieuwe database met de naam Ribbon.
Maak in die database een tabel tblRibbon met de volgende velden:


Stop het volgende XML script in het veld RibbonXML.

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2009/07/customui">
    <ribbon startFromScratch="true">
      <tabs>  
        <tab idMso="TabHomeAccess" visible="true" /> 
        <tab id="Acties" visible="true" label="Mijn Tab"/>
      </tabs>
    </ribbon>
</customUI>

Met startFromScratch="true" geven we aan dat we met het lint met een schone lei willen beginnen. TabHomeAccess verwijst naar de tab Start. Die laten we zien. Verder komen we met een nieuwe, eigen tab die als id Acties heeft en als label Mijn Tab.

Type de naam HesselKoert in het veld RibbonName.
Sluit de tabel tblRibbon.

Maak een formulier met de naam frmstart.
Plaats achter de gebeurtenis Bij openen de volgende VBA code:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
    Call LoadRibbon
End Sub

Maak vervolgens een VBA functie in een module met de volgende code:

Function LoadRibbon()
    Dim strRibbonXML As String, strRibbonName As String
    Dim db As DAO.Database
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim strSQL As String

    strSQL = " SELECT * FROM tblRibbon "
    Set db = CurrentDb
    Set rs = db.OpenRecordset(strSQL)

    strRibbonXML = rs.Fields("RibbonXML").Value
    strRibbonName = rs.Fields("RibbonName").Value

    Application.LoadCustomUI strRibbonName, strRibbonXML

    rs.Close
    Set rs = Nothing
    db.Close
    Set db = Nothing
End Function

Kies Bestand => Huidige database.
Kies bij Formulier weergeven: frmStart.
Typ bij Naam lint: HesselKoert.



Klik op OK.
Sluit de database Ribbon.
Open de database weer.

We zien dan:


Tweede voorbeeld: reduceren van de BACKSTAGE.

Met een tweede XML script reduceren we de hele BACKSTAGE, lees BESTAND. Van de reguliere tabs laten we alleen EXTERNE GEGEVENS zien.

<customUI xmlns='http://schemas.microsoft.com/office/2009/07/customui'>
      <ribbon startFromScratch='false'>
<tabs>      
<tab idMso='TabHomeAccess' visible='false'/>
      <tab idMso='TabCreate' visible='false'/>
      <tab idMso='TabExternalData' visible='true'/>
      <tab idMso='TabDatabaseTools' visible='false'/>
</tabs>
     </ribbon>
     <backstage>
      <button idMso='FileSave' visible='false'/>
      <button idMso='SaveObjectAs' visible='false'/>
      <button idMso='SaveAs' visible='false'/>
      <button idMso='FileSaveAsCurrentFileFormat' visible='false'/>
      <button idMso='FileOpen' visible='false'/>
      <button idMso='FileCloseDatabase' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabInfo' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabRecent' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabNew' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabPrint' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabShare' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabHelp' visible='false'/>
      <button idMso='ApplicationOptionsDialog' visible='false'/>
      <button idMso='FileExit' visible='false'/>
      </backstage>
</customUI>

Vervang het XML script in de tabel tblRibbon door het bovenstaande.

We krijgen dan:


BESTAND is dan gereduceerd tot twee opties:



Deze twee opties zijn niet uit te zetten.

Derde voorbeeld: reduceren backstage en eigen tab.

Het volgende XML script reduceert de BACKSTAGE, zet alle tabs uit en komt met een nieuwe eigen tab.

<customUI xmlns='http://schemas.microsoft.com/office/2009/07/customui'>
   <ribbon startFromScratch='true'>
    <tabs>      
      <tab id='dbCustomTab' label='Naar Excel' visible='true'>
        <group id='dbCustomGroup' label='Export'>
         <control idMso='ExportExcel' label='Export naar Excel' size ='large' enabled='true'/>
         <control idMso='PublishToPdfOrEdoc' size='large'  label='Export naar PDF' enabled='true'/>
         <button idMso='PrintPreviewClose' size='large'  label='Rapport sluiten' enabled='true'/>
       </group>
     </tab>
    </tabs>
   </ribbon>
   <backstage>
      <button idMso='FileSave' visible='false'/>
      <button idMso='SaveObjectAs' visible='false'/>
      <button idMso='SaveAs' visible='false'/>
      <button idMso='FileSaveAsCurrentFileFormat' visible='false'/>
      <button idMso='FileOpen' visible='false'/>
      <button idMso='FileCloseDatabase' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabInfo' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabRecent' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabNew' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabPrint' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabShare' visible='false'/>
      <tab idMso ='TabHelp' visible='false'/>
      <button idMso='ApplicationOptionsDialog' visible='false'/>
      <button idMso='FileExit' visible='false'/>
   </backstage>
</customUI>

Vervang het XML script in de tabel tblRibbon door het bovenstaande.

We krijgen dan:


De laatste knop is contextueel en werkt alleen als er een rapport getoond wordt. De BACKSTAGE ziet er net zo uit als bij het vorige script.

Namen van de diverse tabs.

TabPrintPreviewAccess
TabHomeAccess
TabCreate
TabExternalData
TabDatabaseTools
TabSourceControl
TabAddIns
TabFormToolsFormatting
TabControlLayout
TabFormToolsDesign
TabFormToolsLayout
TabReportToolsFormatting
TabReportToolsLayout
TabReportToolsPageSetupLayout
TabReportToolsDesign
TabReportToolsAlignment
TabReportToolsPageSetupDesign
TabRelationshipToolsDesign
TabQueryToolsDesign
TabMacroToolsDesign
TabPivotTableDesign
TabPivotChartDesign
TabTableToolsDatasheet
TabTableToolsDesignAccess
TabAdpFunctionAndViewToolsDesign
TabAdpStoredProcedureToolsDesign
TabAdpSqlStatementDesign
TabAdpDiagramDesign

Links

http://www.accessribbon.de/